Adeptos do home office podem usar a metodologia 5S para tornar a residência num bom ambiente profissional
Por Go Home Para quem ainda não conhece, o 5S é uma metodologia que ajuda a preparar, mobilizar, motivar e conscientizar as empresas e seus colaboradores para a implantação de níveis superiores de qualidade. Criado no Japão pós-guerra, o programa 5S tem este nome devido à primeira letra de cinco palavras japonesas: Seiri (senso de utilização), Seiton (senso de ordenação), Seiso (senso de limpeza), Seiketsu (senso de saúde) e Shitsuke (senso de autodisciplina).
Estes protocolos, quando aplicados nos locais de trabalho, promovem aumento na produtividade e no desempenho das organizações. O trabalho portátil também pode se beneficiar desta filosofia que revolucionou empresas como Toyota, HP e Boing. Vamos então aos 5S do home office.
1.
Seiri (utilização): elimine o desnecessário.
É preciso analisar todos os elementos presentes no seu espaço de trabalho e classificá-los em três tipos: essenciais para a execucão das tarefas; importantes mas não de uso diário; e raramente utilizados ou inúteis.
2.
Seiton (ordenação): guarde em local específico ou descarte.
Em seguida, é necessário definir locais únicos, exclusivos e adequados para cada ferramenta, objeto ou material classificado na fase anterior. Com isso é possível garantir que o fluxo de trabalho ocorra sem obstáculos ou interrupções (para procurar algo, por exemplo). Seguem abaixo os três tipos de elementos e sugestões de locais para acomodá-los:
a. Os elementos de uso constante – como agenda, smartphones, fones de ouvido e material de escritório – devem estar guardados em locais de fácil acesso, em gavetas na mesa de trabalho, em porta-lápis sobre a mesa ou em mesas de apoio laterais.
b. Os de uso ocasional (amostras, manuais, catálogos, faturas, documentos, materiais de consulta e de almoxarifado) devem ser armazenados em estantes, armários e arquivos. Faz parte desta categoria a fiação dos equipamentos, que deve ser ordenada com um organizador de cabos e escondida debaixo da mesa ou da estante. E sempre que possível, vale substituir os dispositivos por alternativas wireless (wi-fi e bluetooth).
c. Os objetos que são raramente utilizados na execução de alguma atividade devem ser acondicionados fora do local de trabalho (em uma garagem, por exemplo). Os supérfluos devem ser descartados.
É importante lembrar que nenhum objeto relativo ao trabalho deve sair do home office e invadir o ambiente da casa. Desta maneira, a valiosa separação entre a vida profissional e a pessoal tem mais chance de ser preservada.
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3.
Seiso (limpeza): faça faxinas sistemáticas
Quem trabalha em home office sabe que basta um dia de trabalho para a desarrumação tomar conta do escritório. Este item exige cuidado, pois além de contraproducente, é fato que bagunça atrai mais bagunça.
Para combater o entulho, as melhores ferramentas ainda são o desapego emocional e o saco de lixo. Para deixar o ambiente limpo e ordenado, faça arrumações rápidas a cada três dias, faxinas semanais e uma reorganização caprichada pelo menos uma vez por mês. Para isso, utilize a classificação definida no passo anterior.
É importante lembrar também de eliminar os “aterros sanitários”, que são as superfícies horizontais da casa e do escritório onde, por hábito, largamos os objetos. Cada home office costuma ter seus próprios “aterros”: a mesa do jantar, a cadeira da entrada da casa, a mesa lateral de apoio, o aparador da sala, etc.
4.
Seiketsu (saúde): crie um ambiente saudável
O trabalho remoto oferece uma ótima oportunidade para trabalhar de modo mais saudável: horários flexíveis, menos stress no trânsito, cuidados com a alimentação, oportunidades para fazer esporte, etc. O espaço do escritório em casa também pode contribuir para a saúde do teletrabalhador, principalmente em relação aos cuidados especiais com ergonomia. Mobiliário adequado e boas atitudes posturais garantem maior produtividade e reduzem futuros problemas de saúde. Além disso, um monitor na altura dos olhos, coluna ereta, planta dos pés encostando no chão, uma cadeira de escritório de qualidade, cotovelos e joelhos em 90º, monitor em ângulo que evite o reflexo de luz ou sol e pausas de 10 minutos com alongamentos a cada hora trabalhada são procedimentos essenciais para um home office saudável e ergonômico.
Neste item podemos incluir também a necessidade de estabelecer o local do home office levando em consideração a iluminação, circulação de ar e isolamento sonoro adequados para as atividades que ali serão executadas. Além disso, um escritório com luz natural e uma vista inspiradora pode fazer uma grande diferença na motivação e na saúde mental do teletrabalhador.
5.
Shitsuke (autodisciplina): fique firme e não esmoreça!
Sem a presença de alguém para dizer o que deve ser feito, é muito comum que o teletrabalhador tenha dificuldade para seguir rotinas e normas. Desta maneira, qualquer protocolo definido para o home office acaba saindo dos trilhos após uma ou duas semanas. É por isso que a disciplina é de longe a atitude mais importante para um home officer.
O princípio de Seiketsu aplicado ao home office traduz-se em criar uma padronização para os “S” anteriores e aplicá-la de forma contínua e metódica, buscando sempre aprimorar seus processos. É possível garantir a continuidade destes protocolos aplicando a regra básica dos 21 dias, que afirma que uma tarefa executada regularmente durante três semanas se transforma em um hábito.
Os elementos estão todos aí. Agora é só colocar em prática os 5S do home office e buscar a qualidade total para seu escritório em casa.
